De meeste computersystemen gebruiken wat men doorgaans een "Relationele database" heet. Dat is een mooi systeem van velden en records die in tabellen komen en vervolgens aan elkaar gekoppeld worden. Beetje zoals Excel maar een stuk verder doorgedreven.
Lotus Notes gebruikt echter een documentdatabase. Dit is -bewust- géén relationeel systeem. Het voordeel hiervan is een enorme gebruiksvriendelijkheid voor toepassingen die ondersteunende processen automatiseren. De gebruiker werkt namelijk voortdurend in documenten, net zoals hij met e-mails en Office documenten werkt. Het grote verschil is dat Lotus Notes die documenten structureert waardoor je ermee kan omgaan als gegevens die in een relationele database zouden zitten.
Om het voorbeeld van de klachtenbehandeling nog eens aan te geven: je kan nu klachten gaan sorteren, filteren, er statistieken uithalen enzoverder.
Kan dat dan niet met een relationele database? Toch wel, maar de inspanning die vereist is om dit te maken is enorm. Omdat Lotus Notes reeds alle bouwstenen aan boord heeft kan je in Lotus Notes tot wel zeven keer sneller een toepassing bouwen dan in om het even welk ander systeem. Het onderhoud nadien is bijgevolg ook veel eenvoudiger.
Maar vooral op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid schittert Lotus Notes! Hier schieten de relationele systemen te kort omdat deze systemen de gebruikers teveel op details laten focussen en bijgevolg slecht zijn in het bieden van een overzicht. |  | Relationele systemen leggen de focus op de details. Je krijgt een scherm met velden waar je eerst wat moet intikken om iets gedaan te krijgen. Wil je een overzicht dan kan je "een lijst trekken". Deze lijst is echter statisch. Je kan ernaar kijken, of je kan ze uitprinten. Bijgevolg eindigen veel mensen met een hoop papier naast hun scherm, meestal met een markeerstift er bovenop.
Alles wat je vervolgens wil doen vraagt dan weer heel veel handelingen, opzoekingen, schermpjes waar je doorheen moet... Precies de reden waarom managers, verkopers en andere mensen in ondersteunende processen zo een hekel hebben aan ERP-systemen.
In Lotus Notes werk je steeds met de lijst als gebruikersinterface. Met andere woorden: je ziet steeds alle informatie, netjes gestructureerd. Zo valt het meteen op als er ergens informatie ontbreekt of fout is.
En deze lijst is interactief. Je klikt op een item in de lijst om de details te zien of er een actie mee te ondernemen. De lijst is het werkinstrument, de details haal je enkel boven wanneer het nodig is.
Dit is een veel natuurlijker en intuïtiever manier van werken die nauwer aansluit bij onze denkprocessen.
|